Задача
InterPartner из Астаны много лет проводит международные бизнес-мероприятия. Всю работу по событиям команда вела в совместных Google-таблицах: там собирали списки участников и гостей, менеджеры обзванивали компании и прямо в таблицах меняли статусы и оставляли пометки. Нужно было свести всё в одну систему и управлять мероприятиями через неё.
Что мешало
- Не было единой базы: перед каждым мероприятием приходилось искать в десятках и сотнях старых таблиц компании, которые уже приезжали раньше.
- Нельзя было быстро посмотреть, какая компания, когда и на каких мероприятиях была и с кем встречалась.
- Списки участников и партнёров для заказчика мероприятия собирали вручную из разных таблиц.
- Данные с формы регистрации на сайте попадали в отдельную таблицу, и их переносили руками.
- До этого был неудачный опыт с amoCRM: систему так и не удалось подстроить под процессы, и команда вернулась к таблицам.
Что мы сделали
- Собрали веб-приложение с единой базой компаний и контактов, событиями и сотрудниками — работает в браузере с любого устройства.
- Дали каждому сотруднику свой вход и разделили роли, чтобы каждый видел нужную ему информацию.
- Сделали работу с событием целиком: участники и партнёры со статусами, подбор компаний для встреч, регистрация встреч — понятно, кто с кем встречается.
- Добавили задачи и напоминания, которые приходят менеджерам в Telegram.
- Реализовали выгрузки по шаблону: списки, график встреч, итоги по участникам, матрица встреч и листы участников в Excel, Word и PDF.
- Сделали отметку статуса встреч во время самого мероприятия и отчёты по итогам.
- Запустили Telegram-бот для участников: расписание встреч, информация о компаниях, ссылки и контакты — можно ничего не распечатывать.
- Система генерирует страницу регистрации на событие: заявка сразу попадает в CRM, и менеджер привязывает её к существующей компании или создаёт новую.
- С помощью нейросети разметили сферы и направления деятельности для базы примерно из 2 000 компаний — точность около 90%, остальное менеджеры поправляют по ходу работы.
Результат
- На мероприятии на 1 200 партнёров — около 300 компаний из Китая, каждой нужно было подобрать 5–6 встреч — все списки и график встреч собрались одной кнопкой в PDF на несколько сотен страниц.
- В прошлый раз ту же работу три сотрудника делали почти всю ночь перед мероприятием.
- Базовый функционал был готов за одну-две недели, и со второй недели разработки системой уже пользуются в работе.
- Систему дорабатывали под запросы 11 менеджеров: все участвовали в проектировании, поэтому никому не пришлось переучиваться.
- Данные собраны и систематизированы, их легко отдавать нейросетям, чтобы готовить приглашения, письма и подборки компаний.
- Три полноценных блока работ реализованы за три месяца, сейчас подключаются email-рассылки и новые сервисы.
Мы не просто заказали настройку системы — мы вместе прошлись по нашим бизнес-процессам и максимально автоматизировали все этапы работы наших менеджеров. Целью было сократить лишние действия и наконец систематизировать все наши данные, которые множились после каждого события. Если раньше мы каждый раз начинали подготовку с нуля, то теперь у нас есть готовые базы компаний со всей историей взаимодействий. Мы благодарны всей команде PM Agency и Давиду за то, что помогли внести в систему все наши старые файлы, оперативно реагировали и достраивали систему по нашим запросам. Система обретала новые функции прямо во время подготовки к событию, когда нам срочно нужно было подготовить необычные документы по запросу заказчика. Сейчас мы наконец-то можем выспаться перед событием, а не сидеть всю ночь в офисе, готовя сотни листов документов.
